Kostenfalle externer Mitarbeiter

Aus Gründen der Flexibilität oder zur Kostensenkung werden oftmals keine Arbeitnehmer eingestellt sondern Arbeiten fremd vergeben. Wenn man hierbei für längerfristige Aufträge keine Leiharbeitnehmer sondern Selbständige als externe Mitarbeiter beschäftigen möchte, ist besondere Vorsicht geboten, damit diese Mitarbeiter durch die Sozialversicherungsträger nicht doch als Arbeitnehmer eingestuft werden. Bei Fehleinschätzung können u.U. für mehrere Jahre Sozialabgaben nachzuzahlen sein. Daher ist eine sorgfältige Prüfung der Arbeitsumstände erforderlich, um den rechtlichen Status des Mitarbeiters zu ermitteln.

Besonders problematisch ist es, wenn der Mitarbeiter nur für einen einzigen Auftraggeber tätig ist, da hier sehr schnell Scheinselbständigkeit angenommen wird. Sofern der Mitarbeiter als Scheinselbständiger und damit als Arbeitnehmer eingestuft wird, ist er sowohl in der Renten-, Kranken- als auch der Arbeitslosenversicherung versicherungspflichtig. Dementsprechend gilt der Auftraggeber nunmehr als Arbeitgeber und muss (auch rückwirkend) sämtliche Beiträge abführen. Eine Erstattung der Arbeitnehmeranteile ist lediglich durch Abzug bei den nächsten drei Löhnen bzw. Gehältern möglich, so dass bei längerer Beschäftigung ein erhebliches finanzielles Risiko besteht.

Absicherungsmöglichkeiten des Auftraggebers

Die Entscheidung über die Versicherungspflicht im Einzelfall obliegt der zuständigen Krankenkasse. Da die Träger der Rentenversicherung an die Entscheidungen der Krankenkasse nicht gebunden sind kann es in Zweifelsfällen empfehlenswert sein, die Statusprüfung der Krankenkasse durch den jeweiligen Träger der Rentenversicherung bestätigen zu lassen. Um zu vermeiden, nachträglich zur Zahlung von Sozialabgaben herangezogen zu werden ist dem Auftraggeber zu empfehlen, sich entsprechende Bescheinigungen der Kranken- und Rentenversicherungsträger über die Statusprüfung vorlegen zu lassen.

Wenn die Statusprüfung erfolgreich war, gilt es noch zu beachten, dass der selbständige Auftragnehmer sich nicht in einem zu engen Abhängigkeitsverhältnis zum Auftraggeber befindet, denn dann könnte er noch als arbeitnehmerähnlich eingeordnet werden. Arbeitnehmerähnliche Selbständige sind in der gesetzlichen Rentenversicherung bzw. der Künstlersozialkasse oder den berufsständischen Versorgungswerken versicherungspflichtig, so dass auch hier ein Risiko möglicher Nachforderungen von Versicherungsbeiträgen besteht.

Eine entsprechende Abhängigkeit des Selbständigen liegt vor, wenn hauptsächlich für einen Auftraggeber Dienste geleistet werden und die Vergütung hieraus die Existenzgrundlage des Selbständigen darstellt. Für die Einstufung als arbeitnehmerähnlich genügt die tatsächliche wirtschaftliche Abhängigkeit - ohne dass es einer rechtlichen oder vertraglichen Verpflichtung des Selbständigen gegenüber dem Auftraggeber bedarf. Die Rentenversicherungsträger nehmen eine derartige Abhängigkeit an, wenn der Betroffene dauerhaft zumindest fünf Sechstel seiner Einkünfte allein aus dieser Tätigkeit bezieht. Eine von vornherein befristete einzelne Projektarbeit löst dementsprechend noch keine Rechtsfolgen aus.

Fazit: Um unangenehme Überraschungen durch Nachforderungen der Sozialversicherungsträger zu vermeiden, müssen die Arbeitsumstände beim Einsatz Selbständiger als externer Mitarbeiter in jedem Einzelfall sorgfältig überprüft werden.

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Stand: Juli 2026

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