Die Gesellschafterversammlung: Ein Leitfaden – Teil 15 – Protokollierung festgestellter Gesellschafterbeschlüsse

7 Protokollierung festgestellter Gesellschafterbeschlüsse

Das GmbH-Recht schreibt in Mehrpersonengesellschaften keine Protokollierung von Gesellschafterbeschlüssen vor. Dies ändert jedoch nichts daran, dass Protokolle praktisch notwendig sind: Sie vermeiden Unsicherheiten für die Gesellschafter und die Geschäftsführung, die die Beschlüsse immerhin ausführen muss, sicheren Beweise und vermeiden damit mögliche Streitigkeiten.[1] Es ist daher dringend zu empfehlen, die Beschlussfassung in Gesellschafterversammlungen in aussagekräftiger Weise zu protokollieren.

7.1 Protokollierungspflicht für Gesellschafterbeschlüsse

Die Gesellschafter können in der Satzung, einer Geschäftsordnung oder durch einfachen Beschluss, der in jeder Gesellschafterversammlung neu gefasst werden kann, festlegen, dass über ihre Versammlungen ein Protokoll zu führen ist.[2] Dabei empfiehlt es sich, die Zuständigkeit[3] sowie den Inhalt (Verlaufs- oder Ergebnisprotokoll) festzusetzen.

7.2 Zuständigkeit

Die Protokollführung kann zum Beispiel dem Versammlungsleiter oder einem gesondert zu wählenden bzw. festzulegenden Protokollführer (beispielsweise einem leitenden Mitarbeiter der Gesellschaft) übertragen werden.[4]

7.3 Anspruch auf Protokollierung von Gesellschafterbeschlüssen

Einzelne Gesellschafter haben ohne entsprechende Satzungsregelung oder Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung auch bei Kostenübernahmezusage mangels gesetzlicher Grundlage keinen Anspruch auf Protokollierung der gefassten Beschlüsse.[5]

7.4 Inhalt des Protokolls der Gesellschafterversammlung

Ein Protokoll soll die gefassten Beschlüsse festhalten.[6] Um die Einhaltung der formellen Beschlussvoraussetzungen festzuhalten, empfiehlt sich folgender Aufbau, der sich am chronologischen Ablauf einer Gesellschafterversammlung orientiert:[7]

1. Angabe der Gesellschaft im Protokollkopf

2. Versammlungstermin und -ort

3. Versammlungsleiter und ggf. Protokollführer nebst Rechtsgrundlage der Berufung

4. Liste der anwesenden Gesellschafter nebst Geschäftsanteilen und satzungsgemäßer Stimmenzahl (ggf. Vertreter)[8]

5. Feststellung der form- und fristgerechten Einladung

6. Feststellung der Beschlussfähigkeit

7. Feststellung der Tagesordnung

8. Zusammenfassung des Versammlungsverlaufs und Verschriftlichung der gefassten Beschlüsse

a. kurze Sachverhalts- und Diskussionsdarstellung
b. Beschlussantrag
c. Feststellung der notwendigen Mehrheit[9]
d. Abstimmungsergebnis und Beschlussfeststellung

9. Feststellung der Versammlungsbeendigung mit Zeitangabe

10. Unterschriften des Versammlungsleiters und ggf. Protokollführers[10]

7.5 Beweiswert des Protokolls der Gesellschafterversammlung

Das Protokoll einer Gesellschafterversammlung ist als Privaturkunde i.S.v. § 416 ZPO anerkanntes Beweismittel im Zivilprozess.[11] Es wirkt jedoch nicht absolut. Es kann also durch entsprechenden Gegenbeweis widerlegt werden.[12] Der Beweiswert erhöht sich, wenn das Protokoll von den Gesellschaftern genehmigt wird.[13] Dafür empfehlen sich Satzungsregelungen, nach der entweder das Protokoll den Gesellschaftern zugänglich gemacht und eine Frist zur Erhebung von Einwänden gesetzt oder das Protokoll im Rahmen der nächsten Gesellschafterversammlung zu genehmigen ist.
Im Innenverhältnis sind die protokollierten Beschlüsse, sofern kein Nichtigkeitsgrund vorliegt, so lange verbindlich, bis sie aufgehoben, geändert oder durch gerichtliche Entscheidung für unwirksam erklärt sind.[14]

7.6 Protokollierung gefasster Beschlüsse als Wirksamkeitsvoraussetzung der Beschlussfeststellung

Die Satzung kann vorsehen, dass eine Protokollierung Voraussetzung für die Wirksamkeit eines gefassten Beschlusses ist.[15]

Beispiel
Im Gesellschaftsvertrag der X GmbH heißt es: "Für die Wirksamkeit eines Beschlusses der Gesellschafterversammlung ist notwendig, dass dieser in der in § 7 vorgeschriebenen Form protokolliert wird." Im Rahmen einer Gesellschafterversammlung wird beschlossen, G zum Geschäftsführer zu bestellen. Der schludrige Protokollführer P vergisst jedoch, dies in das Protokoll aufzunehmen.

• Der Beschluss ist unwirksam und daher formgemäß nachzuholen.

Dies erhöht die Rechtssicherheit. Bei Beschlüssen, die eine notarielle Beurkundung notwendig machen (zum Beispiel Satzungsänderungen, § 53 As. 2 S. 1 Hs. 1 GmbHG) ist die Beurkundung und damit eine Protokollierung ohnehin konstitutives Merkmal.[16]

7.7 Protokollmuster

Protokoll der ordentlichen Gesellschafterversammlung
der X GmbH, Musterstadt
am [Datum], in der Zeit von [Beginn] bis [Ende]
in [Versammlungsort]

Anwesenheit

Gesellschafter
- [ggf. Name des Bevollmächtigten für] [Name], Geschäftsanteil Nr. 1 mit einem Stammkapital i.H.v. [Betrag]
- [ggf. Name des Bevollmächtigten für] [Name], Geschäftsanteil Nr. 2 mit einem Stammkapital i.H.v. [Betrag]
- [ggf. Name des Bevollmächtigten für] [Name], Geschäftsanteil Nr. 3 mit einem Stammkapital i.H.v. [Betrag]
- [ggf. Name des Bevollmächtigten für] [Name], Geschäftsanteil Nr. 4 mit einem Stammkapital i.H.v. [Betrag]

Gäste
- [Name], Geschäftsführer
- [Name], Versammlungsleiter
- [Name], Protokollführer

Eröffnung der Gesellschafterversammlung
Der nach § [Satzungsbestimmung] des Gesellschaftsvertrages zuständige Versammlungsleiter eröffnete die Gesellschafterversammlung um [Uhrzeit] Uhr.
alternativ: Die Gesellschafterversammlung wurde um [Uhrzeit] Uhr eröffnet. Auf Vorschlag aus der Gesellschaftermitte wurde [Name] einstimmig zum Versammlungsleiter bestimmt.

Feststellung der Beschlussfähigkeit
Der Versammlungsleiter stellte fest, dass die Ladung zu dieser Gesellschafterversammlung form- und fristgemäß erfolgte.
Alle Gesellschafter sind anwesend. Damit gibt es 25.000 Stimmen. Die Stimmverteilung ergibt sich aus dem Kopf dieses Protokolls. Die Gesellschafter beschließen vorsorglich den Verzicht auf die Einhaltung von Formerfordernissen im Rahmen der Einberufung dieser Gesellschafterversammlung.
alternativ: Die Gesellschafter A, B und C sind anwesend, sodass insgesamt X % des Stammkapitals vertreten sind. Damit gibt es [Anzahl] Stimmen. Die Stimmverteilung ergibt sich aus dem Kopf dieses Protokolls.
Bei Bevollmächtigten: Es wird festgestellt, dass die anwesenden Bevollmächtigten sich durch Vorlage einer Vollmacht in Textform legitimiert haben.

Feststellung der Tagesordnung
Der Versammlungsleiter stellt fest, dass die Tagesordnung nach der Ankündigung vom [Datum] folgende Fassung hat:
[Tagesordnung]

[Tagesordnungspunkt]
[Erläuterung des Beschlussantrages]
[Zusammenfassung des Beratungsverlaufes]
Der Beschlussantrag wurde zur Abstimmung gestellt. Erforderlich war die einfache Mehrheit.
Die Gesellschafter stimmten wie folgt ab:
Geschäftsanteil Nr. 1: [ja/nein/Enthaltung]
Geschäftsanteil Nr. 2: [ja/nein/Enthaltung]
Geschäftsanteil Nr. 3: [ja/nein/Enthaltung]
Geschäftsanteil Nr. 4: [ja/nein/Enthaltung]
Der Versammlungsleiter stellte fest, dass der Beschlussantrag [angenommen/abgelehnt] wurde.

Nach Abhandlung der Tagesordnung schloss der Versammlungsleiter die Gesellschafterversammlung um [Uhrzeit] Uhr.

[Unterschrift des Versammlungsleiters]

[Unterschrift des Protokollführers]

Dieser Beitrag ist entnommen aus dem Buch „Die Gesellschafterversammlung: Ein Leitfaden“ von Harald Brennecke, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, und Dipl.-Jur. Marc Schieren, M. L. E., mit Fußnoten erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2016, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-50-2.

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