Der Notfallplan für Unternehmer: Gesellschaftsvertrag und Unternehmertestament richtig abstimmen – die dritte Planungsfalle: Vollmacht und Gesellschaftsvertrag nicht verzahnen

Rechtslage: 15. Juni 2026

Eine Vollmacht nützt wenig, wenn der Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung ihre Verwendung faktisch ausschließt. Häufig ist nicht ausreichend geregelt, ob ein Bevollmächtigter an Gesellschafterversammlungen teilnehmen, Stimmrechte ausüben oder Erklärungen gegenüber der Gesellschaft abgeben darf. Teilweise sehen Satzungen bzw. Gesellschaftsverträge vor, dass nur Mitgesellschafter, Familienangehörige, Berufsträger oder bestimmte Personen vertreten dürfen.

Bei Kapitalgesellschaften, insbesondere bei der GmbH, steht die Ausübung der Gesellschafterrechte gegenüber der Gesellschaft im Vordergrund: Teilnahme an der Gesellschafterversammlung, Stimmabgabe, Weisungsbeschlüsse und gegebenenfalls formgebundene Erklärungen über Geschäftsanteile. Solche Angelegenheiten bedürfen oft einer gewissen Vertraulichkeit. Ohne gesellschaftsvertragliche Regelung kann ein Gesellschafter von jedermann vertreten werden. Die Satzung sollte daher ausdrücklich regeln, wer den Gesellschafter vertreten darf und welche Nachweise die Gesellschaft akzeptiert. Sehr häufig werden darin nur zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Personen wie Rechtsanwälte und Steuerberater als Vertreter zugelassen. Dies kann Sinn machen, sollte aber gut überlegt werden. So macht eine solche Klausel vermutlich wenig Sinn, wenn der Ehemann wegen schwerer Krankheit ausfällt und die Ehefrau als nachfolgeberechtigte Erbin vorgesehen ist.

Bei Personengesellschaften ist besondere Vorsicht geboten. Dort ist eine Vertretung durch Nichtgesellschafter überhaupt nur möglich, wenn sie gesellschaftsvertraglich zugelassen ist. Dies beruht auf der vom Gesetzgeber angenommen stärkeren persönlichen Bindung zwischen den Gesellschaftern.

Die Verzahnung betrifft auch Formfragen. Bei GmbH-Geschäftsanteilen, Grundstücken, bankrelevanten Erklärungen oder Handelsregisteranmeldungen können besondere Form- und Nachweisanforderungen gelten. Wer erst im Notfall prüft, ob die Vollmacht genügt, hat häufig schon zu spät begonnen.

Beispiel: Der Unternehmer erteilt seiner Ehefrau eine umfassende Vorsorgevollmacht. Die Satzung der GmbH oder Familiengesellschaft erlaubt die Vertretung in Gesellschafterversammlungen aber nur durch Mitgesellschafter oder Rechtsanwälte. Ist die Ehefrau weder Mitgesellschafterin noch Rechtsanwältin, kann sie nach dem Wortlaut der Satzung nicht wirksam abstimmen; jedenfalls drohen Beschlussmängel- und Anfechtungsrisiken, wenn die Gesellschaft die Beschlüsse trotzdem auf ihre Stimme stützt. Eine einfache Satzungsklausel, die eine ausdrücklich benannte Notfallvertreterin zulässt, hätte dieses Risiko vermieden.

Hinweis: Der Beitrag ist als allgemeiner Überblick formuliert und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Prüfung des Einzelfalls. Vor der Errichtung oder Änderung von Gesellschaftsverträgen, Vollmachten, Unternehmertestamenten, Abfindungsklauseln oder Unternehmensnachfolgeregelungen sollte eine rechtliche und steuerliche Beratung erfolgen.

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