Die Eigentümerversammlung - 2. Die Durchführung durch den Hausverwalter
2. Durchführung der Eigentümerversammlung durch Hausverwalter
Nach der Intention des Gesetzgebers wird die Eigentümerversammlung regelmäßig vom amtierenden Hauserwalter durchgeführt. Handelt es sich bei dem Hausverwalter um eine juristische Person (z.B. GmbH) oder um eine rechtsfähige Personengesellschaft (z.B. KG), kann den Vorsitz nur eine organschaftlicher oder bevollmächtigter Vertreter führen. In der Praxis wird dies regelmäßig der für die Wohnanlage zuständige Sachbearbeiter sein. Handelt es sich beim Hausverwalter um eine natürliche Person, ist dieser im Zweifel persönlich zur Durchführung der Eigentümerversammlung verpflichtet. Die Wohnungseigentümer haben es aber auch in der Hand, den Versammlungsvorsitz einer anderen, teilnahmeberechtigten Person zu übertragen. Dafür ist zu Beginn der Eigentümerversammlung ein Mehrheitsbeschluss notwendig.
Praxishinweis: Der Beschluss zur Wahl eines anderen Versammlungsleiters ist ein reiner Geschäftsordnungsbeschluss und muss daher nicht im Einladungsschreiben bezeichnet werden.
Die wichtigste Aufgabe des Versammlungsleiters ist es, für die ordnungsgemäße Durchführung der Eigentümerversammlung zu sorgen. Dazu gehören die sachgerechte Behandlung der Tagesordnung sowie die Sicherstellung einer ungestörten Willensbildung der Wohnungseigentümer. Daraus ergibt sich folgender Aufgabenkatalog:
- Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Aufruf der Tagesordnungspunkte
- Entgegennahme von Beschlussanträgen
- Leitung der Abstimmung über Beschlussanträge
- Feststellung und Bekanntgabe des Beschlussergebnisses
- Anfertigung und Unterzeichnung des Versammlungsprotokolls
Die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung als Voraussetzung einer wirksamen Beschlussfassung ist nur dann gegeben, wenn die zur Eigentümerversammlung erschienenen und zulässig vertretenen Wohnungseigentümer mehr als die Hälfte der (gesamten) Miteigentumsanteile vertreten (§ 25 WEG). Der Versammlungsleiter hat zunächst nach Eröffnung der Eigentümerversammlung die Beschlussfähigkeit positiv festzustellen. Da die Stimmberechtigung der anwesenden oder vertretenen Wohnungseigentümer vom jeweiligen Beschlussgegenstand abhängig ist, muss die Beschlussfähigkeit für jeden Beschlussgegenstand gesondert beurteilt werden.
Ist die Eigentümerversammlung von anfang an oder bei einzelnen Beschlussgegenständen beschlussunfähig, muss der Verwalter (oder eine andere einberufungsbefugte Person) eine neue Eigentümerversammlung, die so genannte Zweit- oder Wiederholungsversammlung mit dem gleichen Gegenstand ein. Beschlüsse einer beschlussunfähigen Eigentümerversammlung sind aber nicht per se unwirksam sondern nur anfechtbar. Wird also ein Beschluss einer beschlussunfähigen Eigentümerversammlung nicht innerhalb eines Monats beim zuständigen Gericht angefochten, erwächst er in Bestandskraft und ist für alle Wohnungseigentümer verbindlich.
Der Verlauf einer Eigentümerversammlung kann durch die Wohnungseigentümer beeinflusst werden und zwar durch entsprechende Geschäftsordnungsbeschlüsse wie z.B. die Änderung der Tagesordnung oder Wahl eines vom Hausverwalter verschiedenen Versammlungsleiters. Der Versammlungsleiter ist als so genannter Funktionsgehilfe der Wohnungseigentümer an solche Beschlüsse gebunden. Damit die Eigentümerversammlung reibungslos und die Willensbildung der Wohnungseigentümer störungsfrei verlaufen können, hat der Versammlungsleiter kraft seines Amtes die Pflicht, gegen störende Wohnungseigentümer, Vertreter oder sonstige teilnahmeberechtigte Dritte Ordnungsmaßnahmen zu verhängen.
Hinsichtlich der jeweiligen Ordnungsmaßnahme besteht seitens des Versammlungsleiters ein so genannter Ermessenspielraum. Es ist dabei aber immer der Gleichbehandlungsgrundsatz sowie der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten. Je nach Art und Umfang der Tagesordnung die Beschränkung der Redezeit angebracht sein, wobei jedoch darauf zu achten ist, dass sich der jeweilige Wohnungseigentümer in angemessener Weise Gehör verschaffen kann. Möglich ist auch der gänzliche Versammlungsausschluss eines Wohnungseigentümers. Diese Maßnahme ist jedoch als äußerstes Mittel nur dann zulässig, wenn der weitere Verlauf der Eigentümerversammlung erheblich gestört ist und kein milderes Mittel zur Verfügung steht.
Beispiel: Ein ständig dazwischenrufender und beleidigender Wohnungseigentümer kann nach erfolglosen Ermahnung und erfolgter Androhung des Versammlungsausschlusses von der Versammlung ausgeschlossen werden.
Die Eigentümerversammlung ist grundsätzlich eine nichtöffentliche Veranstaltung. Daher sind in erster Linie nur die jeweiligen Wohnungseigentümer an der Eigentümerversammlung teilnahmeberechtigt. Steht das Wohnungseigentum mehreren Berechtigten (z.B. einer Erbengemeinschaft) zu, dürfen alle Berechtigten an der Versammlung teilnehmen. Dritte hingegen, die nicht gesetzlich oder rechtsgeschäftlich ermächtigt sind, Rechte aus dem Wohnungseigentum an Stelle des Wohnungseigentümers auszuüben, haben keine Teilnahmeberechtigung. Beispiel: Teilnahmeberechtigte Dritte sind beispielsweise der Testamentsvollstrecker, der Nachlassverwalter, der Zwangsverwalter und der Insolvenzverwalter.
Es ist der Eigentümerversammlung jedoch unbenommen, durch entsprechenden Geschäftsordnungsbeschluss z.B. Rechtsanwälte oder Sachverständige an der Versammlung teilnehmen zu lassen. Eine Zulassung von Dritten zur Eigentümerversammlung kann auch für bestimmte Fälle durch eine entsprechende Vereinbarung in der Gemeinschaftsordnung zugelassen werden.
Sind alle Tagesordnungspunkte durch die Eigentümerversammlung abgehandelt worden, erklärt der Versammlungsleiter – also regelmäßig der Hausverwalter – die Versammlung für beendet. Dies muss jedoch nicht ausdrücklich erfolgen, sondern kann sich durchaus auch aus den jeweiligen Umständen ergeben. Beispiel: Nach Behandlung aller Tagesordnungspunkte verlässt der Verwalter bzw. Versammlungsleiter den Versammlungsort.
Am Versammlungsort verbliebene Wohnungseigentümer können nach Beendigung der Eigentümerversammlung keine wirksamen Beschlüsse mehr fassen.
Praxistip: Der Hausverwalter sollte die Beendigung mit Angabe der Uhrzeit schriftlich festhalten, so dass es später nicht zu Beweisschwierigkeiten kommt.
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Stand: 11/2006