Das Recht der GmbH – Teil 25 – Gesellschafterversammlung: Zeitpunkt der Einberufung, Verzicht auf Ladung, Frist und Form

5.1.2.1.3 Zeitpunkt der Einberufung

Nach dem Beginn eines Geschäftsjahres muss innerhalb von acht Monaten (elf Monaten bei kleinen Gesellschaften) zur Feststellung des Jahresabschlusses des vorhergehenden Geschäftsjahres und der Gewinnverwendung zur Gesellschafterversammlung der GmbH einberufen werden, § 42 a Abs. 2 GmbHG.

Eine sofortige Einberufung ist abweichend davon notwendig, wenn:

• sich aus einer Bilanz ergibt, dass die Hälfte des Stammkapitals verloren ist
• es im Interesse der GmbH erforderlich erscheint
• der Geschäftsführer eine Maßnahme plant, für die er nach der Satzung oder nach seinem Anstellungsvertrag die Zustimmung der Gesellschafter benötigt oder
• wenn der Geschäftsführer bei einer besonders wichtigen Entscheidung seine eigene Verantwortlichkeit durch eine Gesellschafterentscheidung vermeiden will.

5.1.2.1.4 Verzicht auf Ladung, Frist und Form

Eine persönliche Versammlung aller Gesellschafter der GmbH inklusive förmlicher Ladung etc. ist jedoch nicht zwangsläufig für jeden Beschluss durchzuführen, der von der Gesellschafterversammlung gefasst werden soll oder muss. Einer persönlichen Versammlung aller Gesellschafter bedarf es z.B. nicht, wenn sämtliche Gesellschafter sich auf Textform für einen konkreten Beschluss oder mehrere Beschlüsse einigen und deswegen mit der rein schriftlichen Abgabe der Stimmen einverstanden sind (§ 48 Abs. 2 GmbHG).
Auf die Einhaltung sämtlicher Formvorschriften kann außerdem bei einer außerordentlichen Einberufung der Gesellschafterversammlung verzichtet werden, wenn letztlich alle Gesellschafter anwesend sind. In dieser Form gefasste Beschlüsse sind trotz Einberufungsmängeln wirksam, wenn alle Gesellschafter mit der Abhaltung der Gesellschafterversammlung zum Zwecke der Beschlussfassung einverstanden sind. Dieses Einverständnis kann auch konkludent erteilt werden.
Auch von der gesetzlichen Vorgabe, dass die Einberufung der Gesellschafterversammlung aus Beweisgründen per Einschreiben erfolgen muss, existieren Ausnahmen für kleinere GmbHs mit nur zwei oder drei Gesellschaftern. Dort ist es verbreitet und zulässig, die Gesellschafterversammlung mündlich, telefonisch, per E-Mail oder Fax einzuberufen. Wenn dann alle Gesellschafter an der Gesellschafterversammlung teilnehmen und auf die Einhaltung aller Form- und Fristvorschriften verzichten, ist sie nachträglich geheilt. Der Verzicht kann auch konkludent erfolgen.

Dieser Beitrag ist entnommen aus dem Buch „Das Recht der GmbH“ von Harald Brennecke, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, und Pia Löffler, Rechtsanwältin, erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2015, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-33-5.

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