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Checkliste Betriebskostenabrechnungen


Checkliste Betriebskostenabrechnungen

A. Erstellung von Betriebskostenabrechnungen

  1. Liegt Vereinbarung über Umlagefähigkeit vor?
    • Bezugnahme auf § 27 II. BV oder §§ 12 ff. BetrkV
    • Angabe der Art und Höhe der Betriebskosten bei preisgebundenem Wohnraum
    • Stillschweigende Änderung des Mietvertrages
    • Einführung neuer Betriebskosten
  2. Beachtung der Abrechnungsperiode – Was ist im Mietvertrag geregelt?
  3. Beachtung der Abrechnungsfrist - § 556 Abs. 3 BGB
  4. Wer ist bei Vermieterwechsel während der Abrechnungsperiode zur Abrechnung verpflichtet?
  5. Formell korrekte Darstellung bei Abrechnung (Fußnote)
    • Zusammenstellung der Gesamtkosten
    • Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels
    • Berechnung des Anteils des Mieters
    • Abzug der Vorauszahlungen
    • Vorsorglich: Bereitstellung einer Einzelbelegaufstellung
  6. Welche Erläuterungen sind notwendig?
    • Vorwegabzug bei gemischter Nutzung
    • Nicht umlagefähige Kostenanteile für Instandhaltung und Verwaltungstätigkeit sowie Vollwartungsverträge
    • Außergewöhnliche Erhöhung einzelner Kosten
    • Fehlende Plausibilität
    • Aperiodische Kosten
    • Änderung des Umlageschlüssels
    • Berichtigung fehlerhafter Abrechnungen
    • Vorsorglich: Angebot zur Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen
    • Vorsorglich: Bestand ein zur Minderung berechtigter Mangel während der Abrechnungsperiode?

B. Typische Fragen bei Belegeinsichtsgewährung

  1. Vermieter muss grundsätzlich die Abrechnungsunterlagen in einer geordneten Weise präsentieren.
  2. Abrechnungsbelege müssen nach Abrechnungspositionen geordnet sein.
  3. Kopierte und gescannte Belege reichen für die Einsicht aus.
  4. Ausstellungsdatum der Rechnungen ist irrelevant, da es auf die Leistungszeit ankommt; aber: wenn
  5. Rechnungsdatum vor Abrechnungszeitraum, sollte Hinweis erfolgen, wann Leistung tatsächlich erbracht wurde. Stimmt Leistungszeitraum nicht mit Abrechnungszeitraum überein, muss die berechnete Leistung auf den Abrechnungszeitraum herunter gebrochen werden. Bei statischen Leistungen (Fußnote) erfolgt dies durch Berechnung des monatlichen Anteils, der auf die Ab-rechnungsperiode entfällt. Bei verbrauchsabhängiger Abrechnung (Fußnote) muss der der Lieferung zugrunde liegende Verbrauch auf den Abrechnungszeitraum entfallen, so dass das Versorgungsunternehmen u.U. gezwungen ist, eine Simulationsrechnung vorzulegen.
  6. Rechnungen sind für das jeweilige Mietobjekt/ Wirtschaftseinheit auszustellen; wenn dies nicht der Fall ist, sollte eine Erläuterung erfolgen.
  7. Nachweis der Ablesevorgänge (Fußnote) zu Beginn und Ende der Abrechnungsperiode bei verbrauchsabhängigen Kosten.
  8. Einsicht in Verträge, die den Leistungserbringungen zugrunde liegen.
  9. Belege sollen darauf untersucht werden, ob es sich wirklich um umlagefähige und abrechenbare Leistungen handelt; ansonsten sollte eine neue Rechnung angefordert werden.
  10. Zahlbetrag im Beleg sollte mit Teil identisch sein, der in die Gesamtkosten eingeflossen ist.
  11. Der Vermieter ist grundsätzlich zur mündlichen Erläuterung während des Einsichtstermins verpflichtet.


Kontakt:


Stand: Juli 2026


Rechtsanwalt Peter Hesse studierte Rechtswissenschaften in Potsdam. Er ist seit 2006 Partner bei Brennecke & Partner sowie Gründer und Geschäftsführer des Standortes Potsdam.

Seit einer Gesetzesänderung zum 01.06.2007 dürfen Anwälte generell vor allen Amts-, Land- und Oberlandesgerichten auftreten; wir stehen Ihnen für die gerichtliche Vertretung gerne zur Verfügung.

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Persönliches

Während seines Studium und des Referendariats am Landgericht Potsdam war Rechtsanwalt Peter Hesse als Leistungssportler in der 1. und 2. Bundesliga in der Sportart Ringen tätig.

Rechtsanwalt Peter Hesse ist Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht 

und Autor eines Blog´s zu Themen des Miet- und Wohnungseigentumsrechts.

Besondere Angebote:

 "Wer kauft schon gern die Katze im Sack"

"Unterstützung von Führungskräften und Mitarbeitern im Mietrecht - Beratungsflatrates"

"Unterstützung von Führungskräften und Mitarbeitern im WEG-Recht - Beratungsflatrate"

 

Sprachkenntnisse

  • Englisch

Tätigkeitsbereiche

Rechtsanwalt Peter Hesse ist überwiegend tätig in den Bereichen

  • Immobilienrecht - hier insbesondere Wohnungseigentumsrecht, (gewerbliches) Miet- und Maklerrecht
  • Arbeitsrecht
  • Vertragsrecht

Darüber hinaus liegen seine Interessen im Bereich des

Rechtsanwalt Peter Hesse ist Mitglied im

  • BWE - Bund der Wohnungs- und Grundeigentümer e.V., 1. Vorsitzender im Kreisverband Potsdam
  • DAV - Deutscher Anwaltsverein e.V.
  • Potsdamer Anwaltsverein e.V.
  • Arbeitsgemeinschaft Sportrecht im DAV
  • Präsidiumsmitglied Ringerclub "RC Germania" Potsdam e.V.
  • Präsidiumsmitglied Ringerverband Brandenburg e.V.

Veröffentlichungen

Normen: § 556 BGB

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