Checkliste Betriebskostenabrechnungen

Checkliste Betriebskostenabrechnungen

A. Erstellung von Betriebskostenabrechnungen

1. Liegt Vereinbarung über Umlagefähigkeit vor?
   • Bezugnahme auf § 27 II. BV oder §§ 12 ff. BetrkV
   • Angabe der Art und Höhe der Betriebskosten bei preisgebundenem Wohnraum
   • Stillschweigende Änderung des Mietvertrages
   • Einführung neuer Betriebskosten
2. Beachtung der Abrechnungsperiode – Was ist im Mietvertrag geregelt?
3. Beachtung der Abrechnungsfrist - § 556 Abs. 3 BGB
4. Wer ist bei Vermieterwechsel während der Abrechnungsperiode zur Abrechnung verpflichtet?
5. Formell korrekte Darstellung bei Abrechnung (Fußnote)
   • Zusammenstellung der Gesamtkosten
   • Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels
   • Berechnung des Anteils des Mieters
   • Abzug der Vorauszahlungen
   • Vorsorglich: Bereitstellung einer Einzelbelegaufstellung
6. Welche Erläuterungen sind notwendig?
   • Vorwegabzug bei gemischter Nutzung
   • Nicht umlagefähige Kostenanteile für Instandhaltung und Verwaltungstätigkeit sowie Vollwartungsverträge
   • Außergewöhnliche Erhöhung einzelner Kosten
   • Fehlende Plausibilität
   • Aperiodische Kosten
   • Änderung des Umlageschlüssels
   • Berichtigung fehlerhafter Abrechnungen
   • Vorsorglich: Angebot zur Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen
   • Vorsorglich: Bestand ein zur Minderung berechtigter Mangel während der Abrechnungsperiode?

B. Typische Fragen bei Belegeinsichtsgewährung

1. Vermieter muss grundsätzlich die Abrechnungsunterlagen in einer geordneten Weise präsentieren.
2. Abrechnungsbelege müssen nach Abrechnungspositionen geordnet sein.
3. Kopierte und gescannte Belege reichen für die Einsicht aus.
4. Ausstellungsdatum der Rechnungen ist irrelevant, da es auf die Leistungszeit ankommt; aber: wenn
5. Rechnungsdatum vor Abrechnungszeitraum, sollte Hinweis erfolgen, wann Leistung tatsächlich erbracht wurde. Stimmt Leistungszeitraum nicht mit Abrechnungszeitraum überein, muss die berechnete Leistung auf den Abrechnungszeitraum herunter gebrochen werden. Bei statischen Leistungen (Fußnote) erfolgt dies durch Berechnung des monatlichen Anteils, der auf die Ab-rechnungsperiode entfällt. Bei verbrauchsabhängiger Abrechnung (Fußnote) muss der der Lieferung zugrunde liegende Verbrauch auf den Abrechnungszeitraum entfallen, so dass das Versorgungsunternehmen u.U. gezwungen ist, eine Simulationsrechnung vorzulegen.
6. Rechnungen sind für das jeweilige Mietobjekt/ Wirtschaftseinheit auszustellen; wenn dies nicht der Fall ist, sollte eine Erläuterung erfolgen.
7. Nachweis der Ablesevorgänge (Fußnote) zu Beginn und Ende der Abrechnungsperiode bei verbrauchsabhängigen Kosten.
8. Einsicht in Verträge, die den Leistungserbringungen zugrunde liegen.
9. Belege sollen darauf untersucht werden, ob es sich wirklich um umlagefähige und abrechenbare Leistungen handelt; ansonsten sollte eine neue Rechnung angefordert werden.
10. Zahlbetrag im Beleg sollte mit Teil identisch sein, der in die Gesamtkosten eingeflossen ist.
11. Der Vermieter ist grundsätzlich zur mündlichen Erläuterung während des Einsichtstermins verpflichtet.

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